Vous vous apprêtez à organiser un événement en rapport avec votre profession ? Un séminaire, une formation, une réunion ou encore un congrès ? En France, le nombre de prestataires qui propose des locations de salle de congrès ne cesse d’augmenter, ce qui vous offre un large choix. À ce propos, face à la diversité des offres, il n’est pas question de se laisser succomber par la première venue. Une mure réflexion est requise avant de jeter son dévolu sur une telle ou une telle prestation. Mais alors, sur quels critères se fier pour choisir la meilleure offre de
location de salle à Paris ?
Quelle ambiance et quel niveau de standing recherchez-vous ?
Voilà la première question que vous devez vous poser avant de conclure un contrat avec une agence spécialisée en
organisation de congrès à Paris. Sa réponse dépend du ton que vous souhaitez donner à l’événement ainsi que les profils du participant. Chic ou décontracté ? Plutôt atypique ou professionnel ? Quoi qu’il en soit, ce détail déterminera l’environnement et le style de la salle que vous devez choisir. Il est également définitif pour l’ambiance de votre journée.
En fonction du niveau de standing que vous recherchez, ainsi que le ton que vous désirez donner à la conférence, vous pourrez miser sur une salle traditionnelle comme les hôtels, restaurant ou centre d’affaires. Pour une ambiance chic décontractée, vous choisirez certainement une salle dédiée aux séminaires comme un châteauform. Dans le cas où vous souhaiterez adopter un ton plutôt atypique à votre événement, une salle moins conventionnelle comme un gîte ou un espace de coworking sera idéal comme choix. Dans tous les cas,
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Autres détails non négligeables : la taille de la salle et les équipements
Il s’agit ici d’un détail qu’il ne faut surtout pas prendre à la légère. D’ailleurs, l’agence qui prendra en charge l’
organisation de congrès à Paris vous le demandera lorsque vous sollicitez son intervention. Pour vous aider à définir la taille de la salle la plus adaptée, il vous est conseillé de vous référer exclusivement au nombre des invités qui participeront au congrès. Là encore, l’endroit idéal sera choisi en fonction de ce paramètre.
Justement, combien d’entreprises ont déjà vécu le pire d’une salle surdimensionnée pour son groupe ? Le congrès se passe alors au milieu d’un hangar qui résonne. Mais cela ne veut pas dire que vous allez choisir un petit gîte dans lequel la température va monter trop vite. Pour éviter une telle situation, il est important de définir d’abord votre effectif avant de choisir la salle appropriée.
La surface de l’espace définie, reste à choisir les équipements nécessaires. Dans ce sens, la nature de votre événement entre en jeu. Avez-vous besoin d’un vidéoprojecteur, d’un paper board, d’une pieuvre de conférence téléphonique ou d’un tableau blanc ? Dans tous les cas, il y a des options intégrées dans la prestation de location de salle et il y a d’autres options supplémentaires payantes.
Définir l’organisation de la journée pour un congrès réussi
Pour ne pas perdre du temps à rechercher une
location de salle à Paris adaptée, évitez de complexifier les démarches avec des critères non pertinents. En effet, mieux vaut rester organisé en établissant à l’avance le programme de la journée afin de définir vos besoins réels.
Pour cela, posez-vous quelques questions concernant l’agencement dont vous avez besoin. Par exemple, prévoyez-vous des ateliers en sous-groupes ? Pour cela, vous aurez besoin d’une salle modulable. Avez-vous besoin d’un coin de détente pour partager un moment avec vos invitées lors des pauses déjeuners ? Une salle avec des chalets repas sera alors plus convenable.
Quoi qu’il en soit, essayez de tout mettre au point avant de choisir la salle de congrès à Paris la plus adaptée à vos besoins, vos attentes, etc.
