Les fournitures de bureau font aujourd’hui partie des matériels nécessaires à avoir dans un bureau. Qu’il s’agisse de bureau dans une école, dans un immeuble, dans un local de travail ou à la maison, il est essentiel de choisir les bonnes fournitures pour un usage optimal et pour obtenir des services informatiques et bureautiques de qualité.
De quoi a-t-on besoin au quotidien pour son travail au bureau ?
Le matériel de bureau indispensable pour son travail est constitué de papier, de feuilles, d’une calculette et d’une règle. Ces types de fourniture ne sont que des outils de base. Actuellement, d’autres fournitures de bureau peuvent aussi être utiles pour assurer un travail de qualité. En haut de la liste, on peut citer l’ordinateur. En effet, l’apparition de l’ordinateur a dématérialisé bon nombre de documents utiles. Cette option permet non seulement de libérer plus d’espace sur les lieux, mais aussi d’obtenir une mémoire de stockage plus importante. Pour fonctionner normalement, l’ordinateur se joint avec des genres de fourniture de bureau divers comme le souris, le clavier, la webcam, le disque dur, le lecteur CD…
… Suite à l’utilisation de l’ordinateur, il est souvent indispensable et nécessaire d’imprimer des documents divers, des fichiers et des projets sous format .doc ou .pdf. En effet, nombreux sont les dirigeants d’entreprise qui exigent des rapports imprimés du travail réalisé qui sont simples à relire et présentent des idéologies concrètes. Les documents imprimés sont aussi indispensables à distribuer pour chaque participant d’une réunion au bureau.
De plus, si l’entreprise dispose d’un appareil photo numérique utilisé pour prendre des photos, il serait nécessaire d’imprimer ces photos avec des papiers photo et des encres spéciales. Parfois, on a besoin de détruire certains documents en papier, d’où l’utilité de s’équiper d’un déchiqueteur de documents. Pour en savoir plus, n’hésitez pas à visiter le site de https://www.top-office.com/.
Les différents types de fourniture de bureau
A priori, on distingue 5 grandes catégories de fourniture de bureau : les fournitures scolaires, les fournitures de bureau proprement dites, les mobiliers de bureau, les équipements de bureau et les outils informatiques et bureautiques.
Les fournitures scolaires regroupent toutes les fournitures dont les enfants, les collégiens et les lycéens ont besoin à l’école après la rentrée scolaire. Généralement, on peut citer la trousse, le cartable, les cahiers, la papeterie et les petits outils divers comme la gomme, le crayon et les stylos, la règle, le compas, le rapporteur, le ciseau, la colle… Aussi, pour écrire sur le tableau, le professeur a besoin de craie ou de marqueur.
Les fournitures de bureau proprement dites englobent généralement les outils divers et de base utilisés dans un bureau. A priori, ils regroupent la papeterie (feuille, feuillet mobile, cahier, agenda…) et d’autres types de fourniture en association avec la papeterie comme les agrafeuses, les trombones, la colle, le ciseau, la règle…
Le mobilier de bureau définit tout type de matériel de bureau essentiel pour faire fonctionner un local de bureau. Matériel indispensable lors d’une réunion de travail et pour accueillir les fournitures de bureau de base ainsi que l’ordinateur, la table est le premier élément constitutif des mobiliers de bureau. À part la table, on a aussi besoin de chaise et de fauteuil pour s’asseoir et d’armoires pour le classement des documents important sous format papier. Des caissons pourraient aussi servir à quelque chose.
Les équipements de bureau comprennent tout type d’outil et de matériel de bureau en association avec les fournitures de bureau. Ce sont surtout des appareils électroniques ou mécaniques nécessaires au bon déroulement des travaux comme le destructeur de documents, le climatiseur pour assurer une atmosphère zen ou la fontaine à eau pour une distribution d’eau à tout employé en toute heure de la journée.
Les outils informatiques et bureautiques concernent toute fourniture bureau répondant à l’informatique de bureau. On peut par exemple citer l’imprimante, l’ordinateur de bureau et l’ordinateur portable. Des outils multimédias peuvent aussi être utiles comme la vidéosurveillance, le vidéoprojecteur et le tableau interactif.
Reconnaître les bons matériels de bureau
Pour qu’un matériel de bureau soit qualifié de « bon matériel », il doit présenter des performances environnementales excellentes pour réduire les impacts nocifs sur l’environnement. Pour ce faire, l’État et le code des marchés publics ont récemment imposé que toute fourniture de bureau vendu doive présenter des labels certifiés.
On distingue principalement cinq labels pour les fournitures de bureau et la papeterie : le label PEFC, le label FSC, le label NF Environnement, le label « Paper by Nature » et la boucle de Moebius. Une fourniture présentant un label PEFC contient plus de 70 % de matières premières en provenance de forêts gérées et certifiées par le PEFC.
Une fourniture bureau avec label FSC est conçue à partir de matériaux à 100 % certifiée par le FSC. Ces matériaux proviennent de ressources respectant des principes de gestion forestière bien précis et concernent généralement des produits non recyclables. Le label NF Environnement désigne les matériels de bureau à impact réduit sur l’environnement.
Le label « Paper by Nature » désigne une approche de cycle de vie en partialité et s’applique aux divers articles sous forme de papier comme les feuilles, les enveloppes et les cahiers. Enfin, si on retrouve le symbole de la boucle de Moebius inscrit sur une fourniture de bureau, cela signifie que cette fourniture est potentiellement recyclable. Dans le cas où un chiffre est indiqué à son intérieur, ce dernier définit alors le pourcentage de matières recyclables.
Où trouver un spécialiste de la fourniture de bureau ?
Les critères d’un bon fournisseur de matériel de bureau sont régis suivant la charte UFIPA impliquant le respect de 10 principaux engagements pour la satisfaction des utilisateurs. Notamment, il devra :
- Respecter les demandes de ses clients et fournir des réponses précises aux demandes exprimées.
- Respecter tous les engagements à l’issu des produits choisis par le client.
- Proposer des fournitures favorisant le développement durable.
- Proposer des services favorisant le développement durable.
- Fournir des conseils professionnels à ses clients concernant les fournitures et leur utilisation.
- Fournir des produits de bureau respectant les normes européennes et certifiés par des labels.
- S’engager à utiliser les bons moyens pour satisfaire les besoins de la clientèle.
- S’engager à former son personnel pour pouvoir fournir les meilleurs conseils aux utilisateurs.
- Informer ses clients concernant les termes et les conditions de vente de ses produits et services.
- S’engager à régler les différents problèmes entre les autres membres de l’UFIPA ou envers la clientèle.
Pour trouver un spécialiste de la fourniture de bureau, il est essentiel de se baser sur les performances présentées par ses produits et s’il est membre de l’UFIPA ou d’autres organismes respectant des chartes conventionnelles. La toile est aujourd’hui un excellent moyen pour dénicher les bonnes fournitures et fournisseurs de matériel de bureau. Toutefois, on peut toujours visiter les magasins divers au coin de la rue présentant des fournitures similaires à celles qu’on trouve en ligne. L’important est de savoir se référer aux normes et aux labels présentés sur ces dernières.
